3-09 販売：請求書は誰が作成すべきか？

「どの部署の誰が請求書を作成すべきか？」

簡単に聞かれることが多いですが、実は、この質問結構な難敵です。

そのまま答えてしまうと下記になります。

「請求情報を請求書に正確に転記できるなら誰がやってもいいです。」

でも、これは質問された方の意図とずれているのは明らか。

「どの部署の誰が請求書を作成すべきか？」という問いは、実は、大きすぎます。

なので、この問いを分解してみてから答えようと試みます。

①「請求書の偽造を防ぎ、資金の着服を防ぐにはどういう職務分掌が正しいか？」

②「どの部署で作成したほうが、正確な請求書作成業務が効率的に進むか？」

というように分解することもできます。

売上のプロセスは基本的に下記となりますが、

受注⇒販売⇒請求⇒回収

①に対しては、販売/売上と請求と回収のそれぞれの段階は人を分けたほうがいいです。

②に対しては、請求はどうしても客先との調整を伴いますので、その情報に近い人がいいということになります。

これと合せて、他の前提条件をさらに聞き出して、回答することになります。

例えば、各部署の人員の状況等の前提条件。

さて、一般的に実務ではどうでしょうと聞かれると？

組織規模の小さな会社では、財務部門や管理部門（経理、財務、総務）が行っており、

組織規模の大きな会社では、営業管理といった営業所、支店にもうけられて管理部門が行っていることが多かったです。

販売/売上と請求の職務分離が先に来て、その後、請求と回収の職務分離が来ているようです。