◆請求書や領収書の来た順ファイリング

■請求書や領収証等の社外の証票のファイリングはどうすればいいんでしょうかという質問を受けます。

「①証憑書類等が整理保存されている（全部ある）②証憑書類等が検索可能な状況になっている ことができればいいだけなので、まず一番簡単な方法から初めて、徐々に工夫していけばいいと思います。」と回答することがが多いです。

会計監査という仕事がら色々な会社の請求書つづりや領収書つづりを見ています。A4用紙に張り付けたり、会社名別に整理されていたり、種類別になっていたりといろいろあります。

決まったやり方はなく、それぞれ独自の工夫をされておられます。

◆来た順ファイリング

■一番簡単で、別に問題ないなと思う方法

＜準備するもの＞

• ちょっといい穴あけパンチ

• A4二つ穴ファイル

＜一番簡単な方法＞

• A4二つ穴ファイルに

• とにかく請求書や領収書を会社に到着した順にセンターに穴開けてつづる

＜ポイント＞

• A4ファイルと穴あけパンチはすぐ手のとどくところに置くこと

• 穴あけパンチはちょっといいやつの方が気分よく穴が開けられます

これで、請求書や領収書が時系列ですべてつづられ、検索も可能となります。

請求書や領収書、レシートなど大きさが違っても気にせず、ガンガンつづっていきます。

請求書や領収書の量が少ない会社なら、これで結構見やすい請求書等のつづりになっています。時系列での整理できている点がいいのかなと思います。

◆来た順ファイリングをアレンジ

■さすがに、一つのファイルに全部は扱いにくくなってくれば、下記のようなアレンジをしていけばいいと思います。

• 相手先別にファイルを変える（例えば、銀行、税務署、電力・ガス会社など）

• 小さなレシートはポケットファイルに入れたり、A4用紙に張ったりする

• 用途や担当者別にファイルを分ける

• 支払いの締め日ごとにファイルする

穴開けてファイルに入れただけなので、再配分することは割と簡単です。

◇会計処理や支払処理とつなげる方法

• 証憑等に仕訳ナンバーを記載、会計処理済みマークや印章を押す

• 証憑等に支払い日や支払い済みマークを入れたり。

こういった工夫により、証憑と会計処理や業務処理を関連性を持たせることができ、検索が容易になります。