6-03 『段取り八分』を実務で使うコツ
『段取り八分』という言葉を知ったのはプロジェクトマネジメントを勉強した時。
ものごとを完了させるには、準備が重要であり、準備の段階で八割がた結果が決まってしまうよという意味だと思う。
当時私は現場責任者、自分の会社では、5人から15人程度のチームをいくつかまとめ、クライアント側では、経営者から役員、各部長に、各課長、ご担当と10人~40人程度の方のアポイントメントを取りながら年間続く業務を進めていました。
会社では、特にプロジェクトマネジメントの進め方について、決まったものは無く、個人の力量に任されていると言っていい状態でした。(当時です。主観です。今の状況は知りません。)
なんとか、クライアントに迷惑かけたくない私は、プロジェクトマネジメントの書籍を読みあさりました。
その中で、明らかに今も使っているなということだけお知らせします。
実務的には、
①『ゴールはどこ?』と問いかける
なるべく最初もしくは手を付けて2回目までに、うるさがられても、仮でも、イメージできるまでゴール/完成形について話し合う(真剣さ、責任感が伝わると信じています)。
②『段階的詳細化』
ゴールのイメージをつかめば全体像が見えます。タスクを大項目と中項目で書き出して手元に置いておきます(この時、あるかどうかわからない項目は⦅⦆書きして、仮に書いておきます。どうせ何度かは見直しなります)。
③『次のタスクも共有しておく』
クライアントとのやり取りの時、ゴールまでの段取りをすべて示せればいいのですが、できない時は、今回の実施事項と次の実施事項をお知らせします(主にメールにてお知らせしますが、次の実施事項について仮でもお知らせしておくと、心の準備ができるとのことで好評を得てました。自分も次の準備や時間見込みがわかります。)
考え方としては、三つ
①ゴールを明確にする。
②ゴールまでの段取りを大中小の項目で考える。
③その後で、できるかどうか考える。
仮にでもいいので、自分が全体像をつかんでおき、周りの方々を導くのだと覚悟しておくことが大事(こっそりでも、おおぴっらにでも)。
実践できれば、仕事が重なることを少なくできたり、振り回されたりとの感覚が減って、心身にいい影響があります。