3-08 販売:『請求書発送モレを無くすには、営業担当が重要』
請求書の発送が漏れているのではなく、請求書作成発送指示が漏れている
『請求書をもれなく送るには、営業担当が重要』
私の経験上、請求書の作成・送付は、相当慎重に実施されていることが多いです。なので、通常取引であれば、請求書作成者のところで、請求書の送付が漏れることはあまりないと感じています。
それでも請求書の送付が漏れることがあります。
どういう時かと言いますと、営業担当者が売上処理、請求指示処理を漏らしている時です。営業担当者のうっかりであることもあれば、客先との折衝が繰り返し行われた結果、しょうがなくて生じることもあります。
なので、請求書を漏らすことを防ぐためには、請求書作成段階ではなく、請求指示の段階が重要となります。だから、請求書を発送モレを無くすには、請求指示を出す営業担当がキーになるのです。
請求指示がモレなくでているか確認するには、どうすればいいか?
請求一覧をレビューする?
いえいえ、請求一覧は請求指示したものが載っています。
知りたいのは未請求の方。
だから、未請求一覧をレビューすべきです。
特に、未請求なことに正当性があるのか確認することが有効です。
でも、未請求一覧なんて、作ってないよ? システムからも出ないよ?
そうですね、そういう会社様も多いと思います。
ではどうすればいいか?
その場合、受注残一覧と売上一覧をレビューしておくことが有効です。
受注→売上→請求は一連のプロセスとしてつながっていますから。
営業担当の上長、もしくは、財務部門の方が、受注残一覧、売上一覧、を同時にモニタリングすると効果が上がります。特に、月次の締めの時のモニタリングが重要といえます。
個人的には、未請求一覧や未請求リストは作成しておくべきと思っています。
なぜなら、当方は出荷したので、売上しているが、相手先は検収完了していないので、請求できないことは日常でよくあります。言い換えると、自分の会社にとっての未請求は日常取引として発生しています。日常取引であれば、いつまでも例外処理をしておかないで、ルーチンワーク処理に置き換えたほうが業務の有効性が増すからです。
未請求は日常的に発生するので、未請求一覧は、ルーチンワーク処理として、作成しておくことが望ましいです。
<追加記載 請求書発行フロー考察>
①営業担当が請求指示、作成、発送も自分ですべてやるようになっている。
→この場合、請求フローの川上での統制は無いので、川下での統制を強化する必要があります。入金はすべて財務部が担当。営業部の上長が月次締めの段階で上記に記載した受注残一覧や未請求一覧等モニタリングしている。という状態が望まれるのですが…。
②請求書作成指示は営業担当が行い、請求書の作成、発送は営業管理や財務部、アシスタントが行う。
→こうなってくると請求作業フローの川上でのダブルチェックが働くので、川下は多少緩めてもいい。